Firmate un contratto di locazione e l’agenzia vi consegna una fattura per le spese. Chi paga cosa tra proprietario e inquilino? La risposta dipende dal tipo di servizio: messa in locazione o gestione locativa ordinaria. Due voci distinte, due regole di ripartizione diverse e dei limiti legali che la maggior parte dei locatori conosce male.
Spese di gestione locativa ordinaria: un onere riservato al proprietario
Quando un locatore affida il suo immobile a un’agenzia tramite un mandato di gestione, delega l’incasso degli affitti, il monitoraggio dei lavori, la gestione dei sinistri e i solleciti per morosità. Questi servizi vengono fatturati sotto forma di onorari, generalmente calcolati come percentuale dell’affitto incassato.
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La gestione locativa ordinaria è interamente a carico del proprietario. L’inquilino non deve pagare nulla per questi servizi. Questa regola non ammette eccezioni.
Questi onorari di gestione non possono essere inclusi nelle spese recuperabili. Un locatore che tentasse di rifatturare tali spese all’inquilino, anche parzialmente, tramite una voce di regolarizzazione delle spese, si troverebbe in violazione.
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Se siete inquilini e notate una voce “spese di gestione” nel vostro rendiconto delle spese, avete il diritto di contestarla. Per comprendere meglio il costo della gestione locativa e la sua ripartizione, è necessario distinguere chiaramente questa voce dalle spese di messa in locazione.
Onorari di messa in locazione: cosa può pagare l’inquilino (e i suoi limiti)
La messa in locazione comprende servizi occasionali legati all’ingresso nell’immobile. A differenza della gestione ordinaria, alcune spese di messa in locazione sono condivisibili tra proprietario e inquilino.
Tre voci possono essere fatturate all’inquilino:
- Le spese di visita dell’immobile, legate all’organizzazione degli appuntamenti e alla presentazione del bene
- Le spese di costituzione del dossier, corrispondenti alla verifica dei documenti giustificativi del candidato
- Le spese di redazione del contratto, che coprono la preparazione e la firma del contratto di locazione
Il totale fatturato all’inquilino per questi tre servizi non può mai superare la metà di quanto l’agenzia fattura in totale. È inoltre limitato da un importo massimo per metro quadrato di superficie abitabile, che varia a seconda della zona geografica.
Limiti 2026 indicizzati sull’IRL
Un decreto pubblicato alla fine del 2025 ha aggiornato questi limiti per i contratti firmati a partire da gennaio 2026, con un indicizzazione annuale sull’Indice di Riferimento dei Canoni. I valori applicabili sono di 12,10 euro per metro quadrato in zona molto tesa, 10,09 euro in zona tesa e 8,07 euro in zona non tesa.
Per il verbale di ingresso, si applica un limite distinto: 3,03 euro per metro quadrato. Anche in questo caso, l’inquilino non può pagare più della metà delle spese totali fatturate dall’agenzia per questo servizio.
Molti articoli online menzionano ancora i vecchi limiti di 12, 10 e 8 euro. Verificate che la vostra agenzia applichi i limiti indicizzati 2026.
Mandato di gestione locativa: cosa deve specificare il contratto
Il mandato di gestione è il documento che lega il proprietario all’agenzia o al mandatario. È in questo contratto che figurano gli onorari, il loro modo di calcolo e l’elenco esatto dei servizi inclusi.
Perché questo documento merita una lettura attenta? Perché gli onorari di gestione locativa sono liberi. L’agenzia fissa le proprie tariffe come meglio crede. Nessun limite legale si applica, a differenza delle spese di messa in locazione fatturate all’inquilino.
In pratica, la maggior parte delle agenzie fattura una percentuale dell’affitto mensile (spese incluse o escluse a seconda del contratto). Alcuni mandatari online offrono pacchetti fissi. In entrambi i casi, il mandato deve elencare ogni servizio e il suo prezzo IVA inclusa.
L’agenzia è anche tenuta a esporre le proprie tariffe massime in modo visibile:
- All’ingresso dei suoi locali e sulla sua vetrina esterna
- Sui suoi annunci online e sulle sue vetrine pubblicitarie al di fuori dell’agenzia
- Su fiere o eventi ai quali partecipa
Ogni servizio esposto deve specificare chi lo paga (proprietario, inquilino o condivisione). Se l’esposizione è mancante o rimane vaga, è un segnale di allerta.
Dedurre le spese di gestione dai propri redditi locativi
Il proprietario sostiene la gestione locativa, ma non assorbe necessariamente questo costo senza una controparte fiscale. Dichiarate i vostri redditi fondiari al regime reale? Gli onorari di gestione sono deducibili dai vostri redditi locativi imponibili.
Questo riguarda sia gli onorari ordinari (incasso, monitoraggio tecnico, solleciti) che le spese occasionali di messa in locazione che rimangono a carico del locatore. La deduzione avviene nell’anno in cui le spese sono state pagate.
Nel regime micro-fondario, questa deduzione voce per voce non è possibile: l’abbattimento forfettario è destinato a coprire tutte le spese. La scelta tra i due regimi dipende dall’importo totale delle vostre spese deducibili rispetto ai vostri affitti. Più le vostre spese di gestione sono elevate, più il regime reale diventa vantaggioso.
Gestione locativa online o agenzia tradizionale: impatto sulla fattura del proprietario
Le piattaforme di gestione locativa online generalmente fatturano tariffe inferiori rispetto alle agenzie fisiche. Il loro modello si basa su strumenti automatizzati (emissione di ricevute, dichiarazioni fiscali, monitoraggio dei pagamenti), il che riduce il costo unitario per lotto gestito.
Un’agenzia tradizionale giustifica onorari più elevati con un accompagnamento di prossimità: visite tecniche, relazione diretta con l’inquilino, gestione dei lavori in loco. La scelta dipende dal tipo di immobile, dalla distanza tra il proprietario e l’immobile e dal livello di delega desiderato.
Confrontare i mandati solo sulla base del prezzo sarebbe fuorviante. Due contratti che mostrano la stessa percentuale possono coprire servizi molto diversi. Uno includerà la garanzia per affitti non pagati, l’altro la fatturerà a parte. Uno si occuperà dei sinistri, l’altro si limiterà alla raccolta degli affitti.
Il vero criterio di confronto rimane il rapporto tra l’ambito dei servizi coperti e l’importo totale fatturato su un anno intero, rapportato agli affitti percepiti. È questo calcolo che permette di misurare l’impatto reale sulla redditività di un investimento locativo.