Sie unterschreiben einen Mietvertrag und die Agentur übergibt Ihnen eine Rechnung für die Gebühren. Wer zahlt was zwischen Vermieter und Mieter? Die Antwort hängt von der Art der Dienstleistung ab: Vermietung oder laufende Verwaltung. Zwei unterschiedliche Posten, zwei verschiedene Verteilungsregeln und gesetzliche Höchstgrenzen, die die meisten Vermieter schlecht kennen.
Gebühren für laufende Verwaltung: eine Last, die dem Vermieter obliegt
Wenn ein Vermieter seine Immobilie über einen Verwaltungsauftrag an eine Agentur überträgt, delegiert er das Einziehen der Mieten, die Überwachung der Arbeiten, die Verwaltung von Schäden und die Mahnungen bei Mietrückständen. Diese Dienstleistungen werden in Form von Gebühren berechnet, die in der Regel als Prozentsatz der eingezogenen Miete berechnet werden.
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Die laufende Verwaltung liegt vollständig in der Verantwortung des Vermieters. Der Mieter hat für diese Dienstleistungen nichts zu zahlen. Diese Regel hat keine Ausnahmen.
Diese Verwaltungsgebühren dürfen nicht in die umlagefähigen Kosten einbezogen werden. Ein Vermieter, der versuchen würde, sie teilweise über eine Zeile zur Abrechnung der Kosten an den Mieter weiterzugeben, würde sich in einer Rechtswidrigkeit befinden.
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Wenn Sie Mieter sind und eine Zeile “Verwaltungsgebühren” in Ihrer Kostenabrechnung entdecken, haben Sie das Recht, diese anzufechten. Um besser zu verstehen die Kosten der Mietverwaltung und deren Verteilung, müssen Sie diesen Posten klar von den Vermietungskosten unterscheiden.
Vermietungsgebühren: Was der Mieter zahlen kann (und deren Höchstgrenzen)
Die Vermietung umfasst einmalige Dienstleistungen, die mit dem Einzug in die Wohnung verbunden sind. Im Gegensatz zur laufenden Verwaltung sind einige Vermietungsgebühren zwischen Vermieter und Mieter teilbar.
Drei Posten können dem Mieter in Rechnung gestellt werden:
- Die Besichtigungsgebühren der Wohnung, die mit der Organisation der Termine und der Präsentation der Immobilie verbunden sind
- Die Gebühren für die Erstellung der Unterlagen, die der Überprüfung der Nachweise des Bewerbers entsprechen
- Die Gebühren für die Erstellung des Mietvertrags, die die Vorbereitung und die Unterzeichnung des Mietvertrags abdecken
Der Betrag, der dem Mieter für diese drei Dienstleistungen in Rechnung gestellt wird, darf niemals mehr als die Hälfte dessen betragen, was die Agentur insgesamt berechnet. Er ist auch durch einen maximalen Betrag pro Quadratmeter Wohnfläche begrenzt, der je nach geografischer Zone variiert.
Höchstgrenzen 2026, indexiert auf den IRL
Eine Verordnung, die Ende 2025 veröffentlicht wurde, hat diese Höchstgrenzen für Mietverträge, die ab Januar 2026 unterzeichnet werden, aktualisiert, mit einer jährlichen Indexierung auf den Referenzindex der Mieten. Die anwendbaren Werte betragen 12,10 Euro pro Quadratmeter in sehr angespannten Zonen, 10,09 Euro in angespannten Zonen und 8,07 Euro in nicht angespannten Zonen.
Für das Übergabeprotokoll gilt eine separate Höchstgrenze: 3,03 Euro pro Quadratmeter. Auch hier darf der Mieter nicht mehr als die Hälfte der Gesamtkosten, die die Agentur für diese Dienstleistung berechnet, zahlen.
Viele Online-Artikel erwähnen noch die alten Schwellenwerte von 12, 10 und 8 Euro. Überprüfen Sie, ob Ihre Agentur die indexierten Höchstgrenzen 2026 anwendet.
Verwaltungsauftrag: Was der Vertrag präzisieren muss
Der Verwaltungsauftrag ist das Dokument, das den Vermieter mit der Agentur oder dem Beauftragten verbindet. In diesem Vertrag sind die Gebühren, deren Berechnungsweise und die genaue Liste der enthaltenen Dienstleistungen aufgeführt.
Warum verdient dieses Dokument eine sorgfältige Durchsicht? Weil die Verwaltungsgebühren frei sind. Die Agentur legt ihre Tarife nach eigenem Ermessen fest. Es gibt keine gesetzliche Höchstgrenze, im Gegensatz zu den Vermietungsgebühren, die dem Mieter in Rechnung gestellt werden.
In der Praxis berechnen die meisten Agenturen einen Prozentsatz der monatlichen Miete (inklusive oder exklusive Nebenkosten je nach Vertrag). Einige Online-Beauftragte bieten feste Pauschalen an. In beiden Fällen muss der Auftrag jede Dienstleistung und ihren Bruttopreis auflisten.
Die Agentur ist auch verpflichtet, ihre Höchstpreise sichtbar anzuzeigen:
- Am Eingang ihrer Räumlichkeiten und auf ihrem Schaufenster
- In ihren Online-Anzeigen und auf ihren Werbefenstern außerhalb der Agentur
- Auf Messen oder Ausstellungen, an denen sie teilnimmt
Jede angezeigte Dienstleistung muss angeben, wer sie bezahlt (Vermieter, Mieter oder Teilung). Wenn die Anzeige fehlt oder unklar bleibt, ist das ein Warnsignal.
Verwaltungsgebühren von den Mieteinnahmen abziehen
Der Vermieter trägt die laufende Verwaltung, aber er absorbiert diese Kosten nicht unbedingt ohne steuerliche Gegenleistung. Deklarieren Sie Ihre Mieteinnahmen im tatsächlichen Regime? Die Verwaltungsgebühren sind von Ihren steuerpflichtigen Mieteinnahmen abziehbar.
Dies betrifft sowohl die laufenden Gebühren (Einnahmen, technische Überwachung, Mahnungen) als auch die einmaligen Vermietungsgebühren, die zu Lasten des Vermieters gehen. Der Abzug erfolgt im Jahr, in dem die Gebühren bezahlt wurden.
Im Mikro-Immobilienregime ist dieser Abzug zeilenweise nicht möglich: Der Pauschalabzug soll alle Kosten abdecken. Die Wahl zwischen den beiden Regimen hängt von der Gesamthöhe Ihrer abziehbaren Kosten im Verhältnis zu Ihren Mieten ab. Je höher Ihre Verwaltungsgebühren sind, desto vorteilhafter wird das tatsächliche Regime.
Online-Verwaltung oder traditionelle Agentur: Einfluss auf die Rechnung des Vermieters
Online-Verwaltungsplattformen berechnen in der Regel niedrigere Tarife als physische Agenturen. Ihr Modell basiert auf automatisierten Tools (Mietquittungen, Steuererklärungen, Zahlungsüberwachung), was die Kosten pro verwaltetem Los senkt.
Eine traditionelle Agentur rechtfertigt höhere Gebühren durch persönliche Betreuung: technische Besichtigungen, direkte Beziehung zum Mieter, Verwaltung von Arbeiten vor Ort. Die Wahl hängt von der Art der Immobilie, der Entfernung zwischen dem Vermieter und der Wohnung und dem gewünschten Delegationsgrad ab.
Die Vergleiche der Aufträge nur auf der Grundlage des Preises wären irreführend. Zwei Verträge, die denselben Prozentsatz ausweisen, können sehr unterschiedliche Dienstleistungen abdecken. Der eine beinhaltet die Garantie für Mietausfälle, der andere berechnet sie zusätzlich. Der eine übernimmt die Schäden, der andere beschränkt sich auf das Einziehen der Mieten.
Das eigentliche Vergleichskriterium bleibt das Verhältnis zwischen dem Umfang der abgedeckten Dienstleistungen und dem insgesamt in einem vollen Jahr berechneten Betrag, bezogen auf die erhaltenen Mieten. Diese Berechnung ermöglicht es, die tatsächliche Auswirkung auf die Rentabilität einer Mietinvestition zu messen.